ไปอ่านเจอมาครับ .. คิดว่าดีน่าจะส่งผลให้การทำงานแบบเป็น ทีม และ มาวิเคราะห์หลังจากงานเสร็จ จะทำให้เรามองเห็นจุดบกพร่องในงานเราได้ครับ


แอบได้ยินคำสนทนา ณ บริษัทแห่งหนึ่งในประเทศสารขัณฑ์ระหว่างนักพัฒนาซอฟท์แวร์รุ่นเยาว์กับรุ่นอาวุโสระหว่างทางเดินไปประชุม

จูเนียร์ – ทำไมพอจบรอบงาน (iteration) ต้องมีประชุมชื่อแปลกๆแบบนี้ด้วยครับ

ซีเนียร์ – ประชุมรีโทรสเปกทีฟเค้ามีไว้เพื่อให้สมาชิกทุกฝ่ายในทีมมีโอกาสได้แสดงความคิดเห็นต่อการทำงานในรอบงานที่ผานมาไง ทุกคนจะได้รับฟังปัญหา ข้อเสนอแนะ และมีสิทธิ์โหวตเลือกรายการปฏิบัติ (action items) ที่กำหนดผู้รับผิดชอบเพื่อให้รอบงานถัดไปทีมสามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

จูเนียร์ – ฟังดูก็น่าจะดีนะครับ แต่เด็กๆอย่างผมคงไม่ค่อยอยากจะพูดในที่ประชุมที่มีทุกฝ่ายมานั่งฟังแบบนี้

ซีเนียร์ – แรกๆก็อาจจะจริง แต่ถ้าเราสนิทกับทุกคนในทีมพอ เราก็จะกล้าแสดงความคิดเชิงสร้างสรรค์มากขึ้น จริงๆแล้วผู้ดำเนินการประชุมจะมีเทคนิคหยั่งความรู้สึกคนในห้องประชุมว่าสบายใจต่อการให้ความเห็นและฟังความเห็นหรือเปล่า

จูเนียร์ – เทคนิคยังไงหรือครับ

ซีเนียร์ – ครั้งก่อน PM (Project Manger – ผู้บริหารโครงการ) เค้ารับเป็นผู้ดำเนินการประชุม เค้าแจกกระดาษให้ทุกคนในห้องลองให้คะแนนความสบายใจในการให้ความเห็นในที่ประชุมตั้งแต่ 1 – ไม่กล้า/ขอฟังเฉยๆดีกว่า, 2 – ก็แสดงความเห็นได้ถ้าหัวข้อตรงกับเรื่องที่ตนสนใจ, 3 – แสดงความเห็นได้ทุกเรื่องถ้าความเห็นตนมีประโยชน์ แล้วรวบรวมคะแนนประกาศให้คนในที่ประชุมรู้ว่ามีกี่คนที่เลือกแต่ละข้อ ถ้าคนส่วนใหญ่เลือก 1 ผู้ดำเนินรายการก็จะบอกให้ที่ประชุมรู้ว่าเรามีคนที่ยังไม่คุ้นเคย หรือไม่กล้าแสดงความเห็นอยู่ ขอให้ทุกคนเปิดใจและในขณะเดียวกันเปิดโอกาสสนับสนุนให้ทุกคนได้แสดงความเห็นได้อย่างอิสระมากขึ้น แต่ถ้าทีมไหนสมาชิกรู้จักกันดีแล้ว ส่วนใหญ่ก็จะได้คะแนนระหว่าง 2 กับ 3 ทุกคนสบายใจที่จะแสดงความเห็น จนบางทีความเห็นยืดยาว ผู้ดำเนินการประชุมก็จะกลายเป็นผู้คุมเวลาไม่ให้เกินเวลาที่กำหนด

จูเนียร์ – ประชุมแบบนี้ใช้เวลานานแค่ไหนหรือครับ

ซีเนียร์ – แล้วแต่จำนวนคนประชุมและหัวข้อที่คนในที่ประชุมยกขึ้นมา อะจายล์สนับสนุนการสื่อสารร่วมกัน แต่ก็ต้องมีการควบคุมเวลาให้กระชับด้วย ที่ผ่านมาเค้าจะกำหนดไว้ภายในหนึ่งชั่วโมง แต่ถ้าทีมมีขนาดใหญ่อาจจะเพิ่มเป็นชั่วโมงครึ่งก็ได้นะ

จูเนียร์ – แล้วถ้าทุกคนจากทุกฝ่ายมาประชุมร่วมกัน ไม่เจอกรณีโจทย์/จำเลยเข้ามาทะเลาะกันบ้างหรือครับ

ซีเนียร์ – อะจายล์พยายามเลี่ยงเรื่องการเมืองภายในองค์กร ถ้ารู้แต่เนิ่นๆว่าใครมีปัญหากับใคร PM ควรจะต้องเรียกปรับความเข้าใจแต่เนิ่นๆไม่ควรรอจนถึงตอนมีประชุม แต่พี่จำได้ว่าตอนมีประชุมครั้งแรกกับทุกครั้งที่มีประชุมที่มีสมาชิกที่ไม่เคยร่วมประชุมมาก่อน ผู้ดำเนินการประชุมจะเริ่มอ่านข้อความนี้ให้ทุกคนในห้องรับทราบก่อน

“เราเชื่อว่าทุกคนในทีมทำงานอย่างเต็มที่ตามเวลา ความสามารถ ตามข้อจำกัดและข้อมูลที่มีอยู่ ณ เวลานั้นๆ เราเชื่อว่าทุกคนต้องการช่วยเหลือซึ่งกันและกันเพื่อทำให้งานเดินหน้าและตอบสนองกับความต้องการของธุรกิจของเรา”

ถ้าใครก็ตามไม่เห็นด้วยกับประโยคข้างบน ก็คงต้องมาคุยกันนอกรอบ และถ้าเค้ายังไม่เห็นด้วยจริงๆ เราก็คงให้เค้ามาทำในทีมไม่ได้ เคยได้ยินที่เค้าบอกว่า “กลไกระบบจะเคลื่อนไม่ได้เมื่อฟันเฟืองตัวหนึ่งไม่หมุนไปด้วยกันกับเฟืองที่เหลือ” ไหม

จูเนียร์ – ฟังดูโหดเหมือนกันนะครับ

ซีเนียร์ – อะจายล์เลยเน้นเรื่องคนและการทำงานร่วมกันมากๆ เพราะงานมันท้าทายพออยู่แล้ว ไม่ควรจะต้องมาปวดหัวกับปัญหาระหว่างคนหรือทีม กับการเมืองในองค์กรที่ไม่เคยสร้างผลดีให้กับองค์กร

จูเนียร์ – แล้วเค้าคุยอะไรกันในประชุมรีโทรฯบ้างครับ

ซีเนียร์ – การดำเนินการประชุมมีหลายเทคนิคด้วยกัน พี่เห็นมาหลายรูปแบบแล้วแต่ๆละทีมจะเลือก ที่โครงการนี้เค้าเลือกวิธีพูดเป็นกลุ่ม Glad – Mad – Sad โดยให้เวลาคนในที่ประชุมสิบนาทีเขียนใส่กระดาษแผ่นๆว่ารอบงานที่ผ่านมารู้สึกชอบ/ดีใจ (Glad) อะไรบ้าง อย่างมีคนมาช่วยงานเพิ่ม อย่างมีคนนำไลบรารี่ใหม่มาใช้ทำให้เขียนโค้ดเร็วขึ้น อย่างมีการนำระบบ build/deploy automation มาใช้ทำให้การสร้างและลงโปรแกรมเร็วขึ้น ครั้งก่อนมีคนชอบที่มีการปรับคนมาประชุม stand-up สายได้เงินเข้ากองกลางไปซื้อขนมให้ทุกคนกิน ทำให้คนไม่อยากมาสายไปด้วย ไม่ใช่เพราะเสียดายเงินนะแต่เพราะอายมากกว่า

จูเนียร์ – แล้ว Mad นี่แปลว่าบ้าไม่ใช่หรือครับ

ซีเนียร์ – อ้อ ก็ไม่เชิงหรอกนะ เค้าจะหมายถึงว่าอะไรที่ทำให้คนในทีมรู้สึกปวดหัวมากกว่า อย่าง นักพัฒนาบ่นว่ารอบงานที่แล้วมี build failure เพราะเทสต์ fail หลายรอบ ทำให้งานไม่เดินเพราะ เช็คอิน (check in) โค้ดไม่ได้จนกว่าจะมีคนแก้ให้เรียบร้อย ส่วนนักวิเคราะห์ก็เขียนว่า requirement ที่ผู้ใช้กำหนดคลุมเคลือ ทำให้เขียน user story ไม่ชัดเจน ทำให้กว่าจะตามหารายละเอียดได้ครบก็ผ่านไปครึ่งรอบงาน งานก็เลยค้างไปเยอะ ฝ่ายทดสอบเองก็บอกว่า user story มีเวลาให้ตรวจสอบน้อย เพราะกว่าจะพัฒนาเสร็จก็เหลือเวลาไม่กี่วัน น่าจะมีการกระจายงานให้ดีขึ้น

จูเนียร์ – ส่วน Sad ก็คงหมายถึงหัวข้อที่ทำให้คนในทีมผิดหวังหรือเปล่าครับ เห็นครั้งที่แล้วพี่นักพัฒนาบ่นว่าเครื่องเค้าทำงานช้า ทำให้เสียเวลารอคอมไพล์นาน

ซีเนียร์ – นั่นก็เป็นหัวข้อหนึ่ง อะไรก็ตามที่เป็นสิ่งที่คนในทีมมองว่าน่าจะทำได้ดีกว่านี้ หรือจะช่วยทำให้งานเดินมากขึ้น ก็จะเขียนไว้ที่หัวข้อนี้

จูเนียร์ – เขียนๆไปแล้วเอาไปทำอะไรต่อครับ

ซีเนียร์ – ผู้ดำเนินการประชุมเค้าจะเอากระดาษที่แต่ละคนเขียนมาปะไว้ที่กระดานแบ่งเป็นสามหัวข้อข้างบน แล้วเค้าจะพยายามรวมกลุ่มกระดาษที่พูดถึงเรื่องคล้ายๆกัน แล้วมาสรุปให้คนในที่ประชุม อ่านให้ฟังว่ามีเรื่องดีๆอะไรบ้าง เรื่องไหนที่เป็นปัญหาปัจจุบัน แล้วเค้าจะให้ทุกคนขึ้นมาติ๊กให้คะแนนว่าเรื่องไหนถือว่าสำคัญ แต่ละคนมีสิทธิ์กาได้สามเรื่อง พอกาเสร็จผู้ดำเนินรายการก็จะยกเอาเรื่องที่มีคนเลือกมากที่สุดห้าเรื่องมาถามความเห็นต่อทุกคนว่าควรจะแก้ไขปัญหาอย่างไร

จูเนียร์ – โหพี่ ถ้าบางเรื่องมันแก้ไม่ได้พูดไปก็ไม่มีประโยชน์หรอก

ซีเนียร์ – ก็จริงนะที่เรื่องบางเรื่องอยู่นอกเหนือความสามารถของคนในทีม แต่ถ้ามันสำคัญพอ PM ควรจะต้องนำไปนำเสนอกับผู้บริหาร เพราะนี่คือสิ่งที่คนในทีมให้ความเห็นและให้ความสำคัญจริงๆ บางทีผลงานไม่ตรงตามที่ธุรกิจตั้งใจก็สามารถโยงสาเหตุกลับมาถึงปัญหาที่ที่ประชุมบอกไว้ แต่หลายๆครั้งปัญหามักจะเป็นสิ่งที่แก้กันเองภายในทีมได้ อย่างครั้งที่แล้ว มีการพูดถึงว่าระบบมี test suite ที่เยอะ ทำให้เสียเวลารันเทสต์นาน เค้าก็เลยแบ่งไปรันที่เซิร์ฟเวอร์สองตัวทำให้รันเทสต์เร็วขึ้นลดหนี้ทางเทคนิค (technical debt) ไปได้อีกเรื่อง บางหัวข้อก็จะกลายไปเป็น user story เก็บไว้ใน backlog สำหรับรอบงานต่อไป

จูเนียร์ – แล้วใครจะเป็นคนตามหัวข้อที่คนโหวตหรือครับ

ซีเนียร์ – พอคุยเรื่องวิธีแก้ปัญหาของแต่ละหัวข้อเสร็จ เค้าจะหาคนรับผิดชอบแต่ละหัวข้อ เขียนเป็นรายการปฏิบัติ (action items) แล้วคนๆนั้นจะเป็นคนรายงานผลความคืบหน้าในการประชุมรีโทรฯรอบถัดไป เดี๋ยวน้องจะเห็นว่าหลังจากผู้ดำเนินการประชุมเริ่มประชุม เค้าจะให้คนรับผิดชอบเรื่องครั้งที่แล้วมาสรุปให้ฟัง ถ้ารายการไหนที่แก้เสร็จแล้ว ก็จะทิ้งกระดาษใบนั้นไป แต่ถ้ายังไม่มีความคืบหน้า ก็จะเก็บกระดาษหัวข้อนั้นไปเรื่อยๆกลายเป็นหนี้ที่ต้องติดตามจนกว่าจะหมดไป

จูเนียร์ – อืม เข้าใจละ วิธีนี้ทุกคนก็สิทธิ์แสดงความเห็น และความเห็นอาจจะกลายเป็นสิ่งที่ทุกคนเห็นว่าสำคัญ และกลายเป็นรายการปฏิบัติ และติดตามต่อได้ ไม่ใช่คุยเสร็จแล้วก็จบกัน

ซีเนียร์ – ใช่แล้วน้อง ถ้าเข้าใจแล้วก็เดินเข้าไปประชุมได้แล้วถึงเวลาประชุมละ ไว้ว่างๆจะเล่าถึงวิธีการอื่นๆนอกจาก Glad-Mad-Sad ให้ฟังเป็นตัวอย่างเพิ่ม

อย่าลืมนะประชุมรีโทรฯมีหัวใจที่